仕事でミスした場合に必要な対応７ＳＴＥＰ

どうもーくまおです。

この間仕事で大きなミスをしてしまいました。

普段からミスをしないよう、気を付けながら仕事をしていましたが処理方法について勘違いしていた部分があり、結果としてその業務で行った処理全てが誤った状態で処理されていました。

とても凹んで、この年でもこんなミスをしてしまうのかと自分の事を情けなく思い、また、職場にも迷惑をかけてしまって大変反省しました。

ただ、あまり凹んでばかりいてもミスが直るわけではないので、気持ちを切り替えて今後の対応をしています。

仕事をしていると、多かれ少なかれミスは起きてしまいます。

勿論ミスをしないのが一番良いですが、慣れない仕事や業務量が多いとどうしてもミスが発生してしまいます。

大事なのはミスをしてしまった後どう対応するかです。

今回は仕事でミスをした場合どう対応すればよいか７ＳＴＥＰに分けて考えてみます。

ミスしたことを報告する

まず、ミスをしてしまった事をすぐに上司に報告しましょう。

ミスをしてしまったとき叱られるだろうなとか考えて報告することを躊躇するかもしれません。

特に影響が大きいと尚更報告を躊躇してしまいたくなる気持ちになります。

隠したくなる気持ちもわかります。私も今回のミスをした時に隠してしまおうか一瞬頭に過りました。

しかし、報告するのが遅れるとどんどん言いづらくなります。

また、放置することでミスの影響がさらに大きくなる可能性もあります。

そのままずっと報告しないでいるとそのことが頭から離れなくなり大きなストレスになります。これはとても苦しい事です。

また、ミスしたことがバレないか気になり仕事に集中出来ず、別のミスを起こすかもしれません。

起こってしまったものは仕方がないので、ミスを素直に報告することをおすすめします。

ミスしたことを謝罪する

ミスしてしまった事を報告したら誠心誠意謝罪しましょう。

ミスをするとどうしても言い訳したくなります。

勿論ミスしてしまった理由は色々あるとは思いますが、報告されている側は、謝罪もせず言い訳ばかりしていると「こいつ反省してないな」と感じます。まずは、何が何でも謝るそれに尽きます。

ミスをした後その業務を正しい処理に修正する作業が発生しますが、自分一人だけでなく他の人の手も借りなければならない場合にも、しっかりと謝罪をしていれば対応も変わってくるはずです。

自分のミスを認めてしっかりと謝罪するようにしましょう。

ミスが起きてしまった経緯を説明する

謝罪をした後は、ミスが起きてしまった経緯を説明します。

報告を受けている側は、ミスがなぜ起きてしまったのか経緯を知りたいはずです。

ミスが発生してしまった経緯について順を追ってしっかり説明しましょう。

私の場合は、法律が変わってそれに合わせて処理を変更しなければなりませんでしたが、そのことを失念して従来通りの処理をしていました。

ミスが発生するということは、何かしら理由があるはずですのでそれを探るためにも上司には正確な経緯を報告するようにして下さい。

ミスの影響度を測定する

ミスが起きてしまった経緯を説明したあとは、そのミスがどれだけ業務に影響を与えているかを測定します。

上司は起きてしまったミスが現在業務にどれだけ影響を与えているか知る必要があります。

「今すぐ対応しなければならないのか」、「ある程度対応するまでに余裕があるのか」を判断するためです。

今すぐ対応しなければならない場合、他のメンバーもそのミスの対応に当たらせたりします。

その判断をするためにもどれだけ影響が出ているか金額や範囲を正しく測定して報告して下さい。

ミスを修正する方法を考える

ミスの影響度を報告したあとは、ミスを修正する方法を考えます。

ミスをしたら修正する作業が発生します。

システムを使っている場合、どこを修正すればミスが直るのか、自分で直すことが出来るのか、システムの補正など外部に委託しなければならないのかなど正しく修正するためにはどうすればいいかを確認します。

自分よりその業務に詳しい人がいれば助言してもらうようにしましょう。

中途半端に直して後々になって修正しきれていなかったということにならないように、修正箇所に漏れがないか他の人にも確認してもらうと尚良いでしょう。

特にミスの影響範囲や金額が大きい場合は、複数人に確認して最良の方法で修正しましょう。

ミスを修正する場合のコストを算定する

ミスを修正する方法が決まったら、どれだけ修正するのにコストが掛かるか算定します。

書類を修正するだけであればコストは人件費だけですが、システムを外部に修正依頼する場合大きなコストが掛かる可能性があります。

正確な金額は見積もりを取らなければわかりませんが、まずは大まかな金額でも構わないので業者に確認して下さい。

上司は、システムを修正するために必要な金額を把握して補正を依頼するのか、別の方法で対応するのかを判断します。

修正の対応方法が決まりましたら正式に見積もり依頼をして金額を確認しましょう。

今後の対策を考える

最後に今回起きたミスがまた発生しないように対策を考えます。

ミスが起きた原因は必ずありますので、その原因を徹底的に調べて下さい。

そして原因がわかったらその対応策をしっかり練りましょう。

もし余裕があるなら何個か対策案を考えると、上司もその中から最良の方法を選択できます。

自分以外の人がその仕事の担当者になっても同じミスが起きないような仕組み作りをしましょう。

まとめ

ミスは気を付けていても起きてしまうものです。

ミスが起きた後にどう対応するか、今後同じミスをしないようにする事が大切です。

ミスを修正するというのは後ろ向きな仕事で、気分も沈みがちになりますが、放置しておけばそれこそ会社に大損害を与える可能性もあります。

早めに対処して、ミスが起きないような仕組み作りをするようにして下さい。

私も今回の件を深く反省して、今後同じようなミスが起きないようしっかりと仕組み作りをしていきます。

ちょっと暗い話でしたが、皆様の仕事に少しでも役に立てば幸いです。

ではまた次の記事でー。